Anrede festlegen

Wenn Sie einen Newsletter oder einen Brief verschicken, sprechen Sie viele unterschiedliche Menschen gleichzeitig an. Sie kommunizieren mit Männern ebenso wie mit Frauen. Viele Kunden siezen Sie, aber manche sprechen Sie auch mit dem vertrauten Du an. Nun wäre es ziemlich aufwändig, wenn Sie für jeden Adressaten die Anrede wechseln müssten. Der erste Newsletter geht an den sehr geehrten Herrn Mustermann, der zweite an die liebe Erika, der dritte an die sehr geehrte Frau Musterfrau usw. Das Service-Portal erleichtert Ihnen auch diese Aufgabe, indem es die Anrede für verschiedene Geschlechter und Sie/Du zentral speichert. Wenn Sie einen Newsletter schreiben, greift das Programm auf die Einstellungen zurück, die Sie im Profil jedes Kunden hinterlegt haben, und passt die Anrede automatisch an.

Schauen Sie sich mal ein Kundenprofil genauer an. Über der Anschrift des Kunden sehen Sie drei Auswahlfelder: Herr, Frau und ohne Anrede. Im Beispiel ist Beate Schön als Frau definiert. Die Option „ohne Anrede“ ist für Fälle gedacht, in denen Sie keinen konkreten Ansprechpartner haben und beispielsweise an „sehr geehrte Damen und Herren“ schreiben.

In der rechten Spalte sehen Sie weitere Einstellungen für Haupt- und Untersprache. Bei der Hauptsprache wählen Sie die Sprache aus, in der Sie mit dem betreffenden Kunden kommunizieren, also z.B. Deutsch oder Englisch. Bei der Untersprache entscheiden Sie, ob Sie den Kunden siezen oder duzen.

Dies sind also die Daten, die das Programm bei der Anrede benutzt. Nun müssen Sie noch die verschiedenen Anreden definieren. Öffnen Sie dazu das Menü „Kunden“ und klicken Sie in der oberen Zeile auf den Link „Konfiguration“.

Auf der folgenden Seite klicken Sie neben den Symbolen der Geschlechter auf den Link „Briefanrede“. Damit öffnen Sie folgendes Eingabeformular:

Die Liste für die Hauptsprache Deutsch ist in drei Blöcke für Sie, Du und keine Untersprache unterteilt. Bei jedem Block gibt es eine Version für Männer, eine für Frauen und eine für allgemeine Anreden.

Beginnen Sie nun mit den Anreden für Deutsch in der Sie-Variante. Die üblichen Anreden sind hier „Sehr geehrter Herr“, „Sehr geehrte Frau“ und „Sehr geehrte Damen und Herren“. Die Formulierungen können Sie in den Eingabefeldern beliebig ändern.

Bei Herr und Frau sehen Sie außerdem den Text $nachname$. Dabei handelt es sich um einen sogenannten Platzhalter. Dieser Platzhalter sagt dem Programm, dass es an dieser Stelle den Nachnamen des jeweiligen Kunden einsetzen soll. Sie können einen Platzhalter auswählen, indem Sie auf den entsprechenden Link neben dem Eingabefeld klicken.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit allen verfügbaren Platzhaltern. Sinnvoll verwendbar sind bei der Anrede natürlich nur Vorname und Nachname.

Wenn Sie eine Anrede eingetragen haben, sehen Sie rechts eine Vorschau der Anrede, wie Sie später im Newsletter oder Brief erscheint. Statt des Nachnamens steht hier „Mustermann“ bzw. „Musterfrau“. Neben der Vorschau wird außerdem die Anzahl der Kunden angezeigt, auf die diese Variante gemäß ihren Einstellungen in den Kundenprofilen zutrifft.

Anschließend geben Sie genauso die Anreden für die Du-Variante ein. Dabei verwenden Sie den Platzhalter $vorname$.

Im dritten Block können Sie weitere Anreden für den Fall definieren, dass keine Untersprache Sie oder Du festgelegt ist. Falls im Profil nicht definiert ist, ob Sie den Kunden siezen oder duzen, legen Sie am besten eine förmliche Anrede fest, um keinen Kunden durch ein unpassendes Du zu verärgern.

Eventuell kommunizieren Sie auch in anderen Sprachen als Deutsch mit Ihren Kunden. Dann können Sie weiter unten auf der Konfigurationsseite Anreden für eine zweite Sprache eintragen. Im Beispiel sehen Sie Anreden für Englisch.

Vergessen Sie nicht, ihre Eingaben zu speichern, indem Sie am Ende der Seite auf den gleichnamigen Button klicken. Ab sofort erstellt das Programm die individuelle Anrede für jeden Kunden im Newsletter oder Brief automatisch.