Bericht schreiben

In Ihrem Terminkalender haben Sie für die Zukunft Termine und Aufgaben festgelegt. Jedes Gespräch und jede andere Aktion, die Sie eingeplant haben, hat später ein Ergebnis. Beispielsweise haben Sie mit einem Kunden gesprochen, etwas verkauft, eine Rechnung geschrieben, eine Lieferung erledigt. Auch negative Ergebnisse sind möglich. Eine Besprechung kann ausfallen oder ein Angebot erfolglos sein.

Damit Sie später noch nachvollziehen können, wann Sie mit wem über welches Thema gesprochen und was Sie dabei erreicht haben, sollten Sie nach Abschluss eines Termin oder Erledigung einer Aufgabe immer einen Bericht schreiben, um das Ergebnis zu dokumentieren. So haben Sie nicht nur die Zukunft, sondern auch die Vergangenheit im Blick. Sie können zu jedem Termin und jeder Aufgabe, die Sie zuvor angelegt haben, einen Bericht verfassen.

Diese Berichte helfen Ihnen, den Kundenservice zu verbessern und Ihre Kunden gezielter anzusprechen.

Es gibt zwei Wege, einen Bericht zu erfassen:

1. Über den Kunden:
   Rufen Sie unter „Kunden“ den jeweiligen Kunden auf und verwandeln Sie den Termin oder die Aufgabe in einen Bericht
2. Über den Kalender:
   Wählen Sie den jeweiligen Tag aus, klicken Sie den Termin oder die Aufgabe an und wandeln Sie den Eintrag in einen Bericht um.

Wenn Sie den Weg über den Kalender wählen, gehen Sie im Service-Portal auf die Seite „Termine“. Im Monatskalender wählen Sie das Datum, zu dem Sie den Termin oder die Aufgabe gespeichert hatten. Dann sehen Sie alle Einträge zu diesem Tag. Beim Eintrag, zu dem Sie einen Bericht schreiben wollen, klicken Sie am linken Rand auf das kleine Symbol mit dem Stift.

Die folgenden Schritte sind für Termine und Aufgaben identisch. Als Beispiel betrachten wir einen Termin für eine Veranstaltung.

Auf der nächsten Seite erscheint das bereits bekannte Eingabeformular. Rechts oben sehen Sie zwei Links, mit denen Sie zur Eingabe des Berichts gelangen. Wenn der Termin nicht ausgefallen ist und ein Ergebnis hatte, klicken Sie auf den Link „Bericht / Veranstaltung“.

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Nun sehen Sie links die Informationen zum Termin, die Sie bereits eingegeben hatten. Rechts daneben erscheint eine lange Liste mit vorgegebenen Ergebnissen.

Klicken Sie auf das Ergebnis, das am besten zu Ihrem Termin passt. Der ausgewählte Eintrag wird in farbigem Fettdruck und die übergeordnete Kategorie durch eine farbliche Markierung hervorgehoben. Sie können auch mehrere Ergebnisse gleichzeitig auswählen.

Außerdem sollten Sie natürlich die Beschreibung aktualisieren und notieren, was Sie bei dem Termin erreicht haben. Der fertige Bericht könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf „Speichern“.

Die Inhalte des Berichts sehen Sie anschließend im Terminkalender unter dem passenden Datum.

Außerdem sehen Sie einen Vermerk zu diesem Bericht auf der Seite des Kunden, mit dem Sie bei dem Termin zusammengearbeitet haben. So wissen Sie jederzeit, wann Sie zuletzt Kontakt zu einem bestimmten Kunden hatten und was sie alles vereinbart haben.

Jeder Nutzer des Service-Portals hat natürlich individuelle Vorlieben und Bedürfnisse. Deshalb reichen Ihnen die vorgegebenen Einträge bei der Ergebnis-Auswahl vielleicht nicht. Dann können Sie die Liste leicht selbst ändern und ergänzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie auf der nächsten Seite der Online-Hilfe.