Datenaustausch - Allgemeiner Adressimport
Lösung
Häufig sind Kontaktdaten von Geschäftspartnern an mehreren Stellen gespeichert. Damit Sie alle Daten an einer zentralen Stelle sortieren und verwalten können, empfehlen wir alle Daten in das ServicePortal zu importieren.
Die komfortable Importfunktion ermöglicht die Zusammenfassung von Daten aus vielen verschiedenen Quellen. In dieser Anleitung werden wir Adressen aus Windows-Mail importieren. Diese Anleitung ist übertragbar auf Outlook und ganz viele andere Programme. Sogar Excel-Tabellen können Sie mit der Importfunktion komfortabel einlesen.
Doch zunächst müssen Sie die Daten aus Ihrem Mail-Programm (Outlook, Windows Mail o.ä.) auf dem PC speichern. Dazu finden Sie im Mail-Programm eine Funktion, die beispielsweise „Exportieren“ heißt. Das folgende Bild zeigt das Menü von Windows Mail.
Speichern Sie die Kontakdaten, die Sie für das Service-Portal nutzen wollen, in einer Datei mit der Endung ".csv" auf Ihrer Festplatte. Merken Sie sich, an welcher Stelle die Datei gespeichert ist, damit Sie diese später problemlos wieder finden.
Öffnen Sie nun die Konfiguration im Service-Portal, indem Sie unten links auf den Button „Konfig“ klicken. In der Rubrik Kunden finden Sie den Link „Datenaustausch-Assistent starten“.
Für den Abgleich benötigen Sie einen allgemeinen Adressimport. Wählen Sie also in der rechten Spalte den gleichnamigen Link.
Im nächsten Schritt vergeben Sie einen Namen, unter dem die Einstellungen für den neuen Datenaustausch gespeichert werden und klicken rechts auf „anlegen“.
Auf der folgenden Seite können Sie entscheiden, was nach dem Import mit den Daten passieren soll. Sie können die neuen Adressen automatisch für Login und Newsletter aktivieren. Wenn Sie die Daten jedoch vor der Nutzung nochmal prüfen wollen, stellen Sie hier „kein Login, kein Newsletter“ ein. Bei guten, geprüften Daten - etwa aus einem Newsletterverteiler - können Sie aus direkt den Newsletterversand aktivieren. Diese Option kann nachträglich nicht geändert werden. Sie sollten also gut überlegen, was Sie an dieser Stellle tun. Außerdem ordnen Sie die Daten hier einer Gruppe zu, indem Sie entsprechende Haken setzen. Mit einem Klick auf „weiter“ kommen Sie zum nächsten Schritt.
Nun brauchen Sie die CSV-Datei, die Sie zu Beginn auf Ihrer Festplatte gespeichert haben. Klicken Sie auf den Button „Durchsuchen“ neben dem Feld „neue Adressdatei“, um die Datei auf Ihrem Computer auszuwählen.
Anschließend lädt das Programm die Daten und zeigt Ihnen eine Liste an. Damit die Inhalte später in den richtigen Feldern des Kundenprofils stehen, müssen Sie dem Assistenten nun zeigen, welche Einträge wohin gehören. Klicken Sie dazu jeweils auf das Menü und wählen das passende Feld, also beispielsweise E-Mail, Nachname, Straße oder Ort. Wenn Sie alles eingestellt haben, geht es mit „weiter“ zur nächsten Seite.
Das Programm überprüft nun, ob bereits Kontakte gespeichert sind, zu denen die hochgeladenen Daten passen könnten. Unten auf der Seite sehen Sie welche Verknüpfungen das Programm für einzelne Adressen vorschlägt. Wenn Sie keinen Vorschlag annehmen möchten, klicken SIe auf „unbestimmte Adressen als neu hinzufügen“.
Auf der nächsten Seite fasst der Assistent die Synchronisation zusammen. Bestätigen Sie die Angaben mit „Fertig“. Wenn Sie nun im Service-Portal die Rubrik „Kunden“ öffnen, sehen Sie die neuen Adressdaten in der Liste.
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Rubrik: > Service-Portal > Kunden
Von:
Frank Reiermann