Datenaustausch Beauty Ace

Lösung

Falls Sie bisher das Programm BeatyAce genutzt haben und in Zukunft die moderne Kundenverwaltung mit Hilfe des ServicePortals verwenden wollen, können Sie Ihre alten Daten schnell und problemlos importieren.

Öffnen Sie die Konfiguration, indem Sie unten links im Service-Portal auf den Button „Konfig“ klicken. In der Rubrik Kunden finden Sie den Link „Datenaustausch-Assistent starten“.

Für den Abgleich benötigen Sie einen Austausch mit "BeautyAce". Wählen Sie also in der rechten Spalte den gleichnamigen Link.

Im nächsten Schritt vergeben Sie einen Namen, unter dem die Einstellungen für den neuen Datenaustausch gespeichert werden und klicken rechts auf „anlegen“.

Daten auslesen

Anschließend werden Sie aufgefordert, das Programm BeautyUpdate zu installieren. Speichern Sie die exe-Datei auf Ihrer Festplatte und führen Sie anschließend die Installation so durch, wie Sie es von anderen Programmen gewohnt sind.

Wenn Sie das Programm installiert und geöffnet haben, werden Sie zunächst aufgefordert, einen Benutzernamen und ein Passwort einzugeben. In diese beiden Felder geben Sie die gleichen Zugangsdaten wie für das Service-Portal ein. Klicken Sie anschließend auf den grauen Button „Passwort testen“. Wenn die Zugangsdaten in Ordnung sind, erscheint ein grüner Haken.

In der Auswahl unter „Schritt 2“ setzen Sie einen Haken bei BeautyAce. Dann klicken Sie rechts daneben auf „Daten auslesen starten“.

Falls das Programm nun einen Fehler bezüglich des SQL-Servers meldet, befolgen Sie diese Anleitung, bevor Sie fortfahren.

Wenn die Daten ausgelesen sind, müssen Sie die Daten hochladen, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken. Jetzt werden die Daten aus BeautyAce komplett in das ServicePortal übertragen.

Dann Sie über die Schaltfläche „Service Portal starten“ zurück zum Datenaustausch-Assistenten.

Daten einlesen

In diesem Schritt müssen die Daten aus BeautyAce so zugeordnet werden, dass Sie im Anschluss optimal verwednet werden können. Hierzu sind einige Schritte notwendig, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern.

Dort finden Sie unter dem Anleitungstext für das Beauty-Update drei Auswahllisten mit den bekannten Gruppen. Hier müssen Sie nun auswählen, welchen Gruppen Sie die importierten Daten zuordnen wollen. Außerdem können Sie bei Bedarf noch zwei weitere Einstellungen für andere Daten aus BeautyAce vornehmen.

Das Programm überprüft nun, ob bereits Kontakte gespeichert sind, zu denen die hochgeladenen Daten passen könnten.

Diese Funktion soll verhindern, dass Kontakte doppelt erfasst werden. Doubletten, also Personen die zweimal in der Datenbank vorhanden sind, werden Ihre Arbeit behindern. Deshalb sollten Sie hier Zeile für Zeile jede Adresse anschauen und entscheiden, was passieren soll.

Nachdem Sie alle Adresszeilen angeschaut und ggf. zugeordnet haben, können Sie die "Reste" mit „unbestimmte Adressen als neu hinzufügen“ als neue Adressen importieren lassen.

Auf der nächsten Seite fasst der Assistent die Synchronisation zusammen. Bestätigen Sie die Angaben mit „Fertig“. Wenn Sie nun im Service-Portal die Rubrik „Kunden“ öffnen, sehen Sie die neuen Adressdaten in der Liste.