Effizientes Arbeiten mit E-Mail

Eine paar Gedanken zum Einsatz von E-Mails und deren Organisation.

Lösung

Viele Menschen erleben den Umgang mit dem Medium E-Mail als sehr anstrengend. Das neue, schnelle Medium E-Mail erfordert eine besondere Organisation der Arbeit.

Die wichtigsten Grundregeln

  1. E-Mails niemals sofort bearbeiten, sondern nur zu festgelegten Zeiten
  2. Alarmierung bei neuen E-Mails abschalten
  3. E-Mails nicht sichten, sondern bearbeiten
  4. Der Posteingang sollte immer leer sein, nachdem Sie Ihre E-Mails bearbeitet haben

So kann man es umsetzen

  • Abrufen von E-Mails
    • Legen Sie feste Zeiten fest, an denen Sie Ihre E-Mails abrufen.
    • Wechseln Sie niemals in Ihr E-Mail-Programm, wenn Sie eine Arbeit zu erledigen haben, die Konzentration erfordert.
    • Klassifizieren Sie E-Mails nach
      • wichtigen und unwichtigen E-Mails
      • dringenden und weniger dringenden E-Mails
    • Viele Menschen sichten E-Mails mehrfach, bevor sie diese Bearbeiten. Je häufiger Sie Ihre E-Mails nur sichten, desto länger brauchen Sie für die Bearbeitung. Besser ist es E-Mails sofort zu bearbeiten.
    • Hüten Sie sich davor, Ihre Zeit mit dem Beantworten unwichtiger, dringender E-Mails zu vergeuden. Viele dringende Mails sind nicht wichtig und können direkt in die Ablage oder gar den Papierkorb.
  • Unterordner
    Im E-Mail-Programm können Ordner und Unterordner angelegt werden. Organisieren Sie die Ordner im E-Mail-Programm genau so, wie die Aktenordner in Ihrem Büro-Aktenschrank.

Beispiel für eine gute Ordnerstruktur

  • Administration/Buchhaltung
    • Unterordner nach Jahr
      • Weitere Unterordner z.B.
        • Bank
        • Steuerberater
        • Rechnungen
  • Projekte / Geschäftspartner
    • Unterordner nach Name des Geschäftspartners
      • Unterordner nach Name des Projekts
  • Dokumentation
    • Mal lesen (Erklärung siehe unten)
    • Thema 1
    • Thema N

Arbeitsablauf

Variante A (bevorzugt)

Mit To-do-Liste

  • Kleine Jobs (bis zu 15 Minuten) werden zu festen Zeiten sofort erledigt
  • Bei großen Jobs wird ein Eintrag in der To-do-Liste gemacht und
  • E-Mails werden sofort in den richtigen Ordner befördert. In der To-do-Liste steht dann, wo die Mail zu finden ist.
  • Falls erforderlich, können Sie Ihrem Geschäftspartner auch mit einer knappen E-Mail mitteilen, wann er mit einer Antwort rechnen kann

Variante B (Übergangslösung)

Ohne To-do-Liste

Legen Sie zusätzliche Unterordner an:

  • Newsletter, die ich mal lesen sollte
  • Tolle Ideen
  • Noch heute erledigen (Wichtige und dringende E-Mails)
  • Diese Woche erledigen (Wichtige E-Mails)
  • Monatsabschluss (Buchhaltungsdinge, die warten können)
  • Irgendwann mal erledigen (unwichtige Dinge)

Tipps

  • Leeren Sie die Ordner zu geplanten Zeiten, Sie verlieren sonst wichtige Dinge aus den Augen.
  • Vielfach werden Sie unwichtige E-Mails unbeantwortet lassen müssen, weil Ihnen die Zeit fehlt. E-Mails, die Sie wahrscheinlich nie bearbeiten werden können Sie auch sofort bearbeiten:
    • Abmelden vom Newsletter
    • Mitteilung an den Geschäftspartners, dass Sie nicht interessiert sind.

Der "Mal lesen" Ordner

Man erhält fast täglich interessant erscheinende Newsletter oder E-Mails. Die meisten davon, sind zwar interessant, aber nicht wichtig. Für diese E-Mails gibt es verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten:

  1. Sie lesen diese E-Mails sofort
    -> Am Ende des Tages wundern Sie sich, wo Ihre Zeit geblieben ist.
     
  2. Sie lassen diese E-Mails im Posteingang, bis Sie die Zeit zum Lesen finden
    -> Ihre Posteingang läuft schon nach wenigen Tagen über. Sie versinken im Chaos.
     
  3. Sie verschieben diese E-Mails in einen "Mal lesen" -Ordner.
    Dann, wenn Sie Zeit und Lust dazu haben lesen Sie diese E-Mails. Gelegentlich löschen Sie alzu alte E-Mails ohne sie zu lesen.

 

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E-Mail Effizienz

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