Google-Kalender für geschäftliche und private Termine einrichten

Wenn Sie geschäftlich aktiv sind, kennen Sie das Problem: Sie müssen Arbeit und Privatleben unter einen Hut bringen und Ihre Termine entsprechend anpassen. Um den Überblick zu behalten, können Sie zwei Kalender einzurichten. Am Beispiel des Google-Kalenders möchten wir Ihnen den besonderen Nutzen der Freigabefunktion zeigen.

Anwendungsbeispiel:

• Sie nutzen einen Kalender für geschäftliche Termine
• Sie nutzen einen weiteren Kalender für private Termine

Die Freigabe-Einstellunngen könnten so aussehen:

Nutzen:

• Die Sekretärin kann geschäftliche Termine planen, so dass sie nicht mit privaten Terminen kloidieren. Die Sekretärin sieht keine Details Ihres Privatlebens
• Ihre Familie sieht, wann Sie verfügbar sind. Freizeit kann besser mit Ihrem Geschäft abgestimmt werden.

Um die Kalender einzurichten, loggen Sie sich bei Google ein und öffnen Sie den Kalender. Anschließend klicken Sie in der linken Spalte auf den Pfeil neben „Meine Kalender“ und klicken auf den Link „Neuen Kalender erstellen“.

Damit gelangen Sie zur Einrichtungsseite.

Im oberen Teil tragen Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren geschäftlichen Kalender ein.

Um nun Ihrer Sekretärin und der Familie den Zugriff mit entsprechenden Rechten zu ermöglichen, können Sie den Kalender für bestimmte Personen freigeben. Dazu gehen Sie in den unteren Teil der Einrichtungsseite. Dort sind Sie selbst schon mit vollen Rechten eingetragen.

Links tragen Sie die E-Mail-Adresse der Sekretärin ein. Unter „Berechtigungseinstellungen“ wählen Sie die Option „Termine ändern“. Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf „Person hinzufügen“.

Auf die gleiche Weise vergeben Sie für die Familie die Berechtigung „Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details)“. Dann sieht Ihre Familie nur, dass Sie einen Termin haben, ohne genauere Informationen zu bekommen. Am Ende sieht die Liste folgendermaßen aus:

Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf „Kalender einrichten“.

Damit ist Ihr geschäftlicher Kalender fertig. Richten Sie nun Ihren privaten Kalender auf dem gleichen Weg ein. Dabei vergeben Sie die Berechtigungen so, dass Ihre Familie Termine ändern und die Sekretärin nur die Verfügbarkeit sehen kann.

Ihre beiden Kalender sehen Sie in der linken Spalte der Hauptseite.

Den geschäftlichen Kalender können Sie dann auch im Service-Portal einbinden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in der Anleitung „Kalender importieren“.