Rechnung schreiben

Der Kunde muss die Waren oder Dienstleistungen, die er von Ihnen erhält, natürlich bezahlen. Die Erstellung einer Rechnung ist im Service-Portal genauso einfach wie das Versenden einer Nachricht oder eines Lieferscheins. Das Programm benutzt Vorlagen und zuvor gespeicherte Daten zu Kunden, Produkten und Lieferungsbedingungen. Außerdem werden alle Rechnungen gespeichert und automatisch dem Kunden zugeordnet, so dass sie leicht den Überblick behalten.

Rechnungen gehören im Service-Portal zur Rubrik „Aufträge“. Öffnen Sie also die entsprechende Seite im Menü. Auf der Übersichtsseite klicken Sie oben auf den Link „Neuen Warenkorb anlegen“.

Da Sie neben Rechnungen auch Angebote oder Aufträge erstellen können, müssen Sie dem Programm anschließend mitteilen, dass Sie nun eine Rechnung schreiben wollen. Im nächsten Schritt wählen Sie aus der bekannten Liste den Kunden aus, der die Rechnung erhalten soll.

Daraufhin öffnet sich eine umfangreiche Seite, auf der Sie nun alle nötigen Informationen eingeben können. In dem oberen, grau unterlegten Abschnitt sehen Sie bereits die Daten des Kunden. Weiter unten gibt es mehrere Links. Beginnen Sie mit dem Link „Neue Position / neues Produkt einfügen“.

Nun erscheint die Liste Ihrer Produkte. Wählen Sie ein Produkt aus, das Sie berechnen wollen, indem Sie links neben dem Foto auf den Link „wählen“ klicken.

Im nächsten Schritt können Sie noch ein paar Einstellungen ändern. Wichtig ist hier vor allem die Anzahl, die Sie in das entsprechende Feld eintragen. Der Preis wird automatisch angepasst.

Nach dem Speichern kommen Sie wieder zur Rechnungsseite, auf der Sie nun das ausgewählte Produkt sehen. Wiederholen Sie diesen Schritt bei Bedarf, bis alle Positionen vollständig erfasst sind.

Zu jeder Rechnung gehören die Liefer- und Zahlungsbedingungen. Klicken Sie auf den gleichnamigen Link, um die Einstellung vorzunehmen.

Das Programm zeigt Ihnen nun eine Liste mit diversen Möglichkeiten an (Rechnung, Vorkasse, Nachname, Lastschrift). Wählen Sie die passende Variante.

Damit der Kunde nicht nur eine nüchterne Aufzählung von Produkten und Preisen erhält, sollten Sie noch ein paar Worte zu den Rechnungsdaten schreiben. Dazu dienen die Felder „Text oberhalb“ und „Text unterhalb“. Um einen Text an der jeweiligen Stelle hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link.

Dann öffnet sich ein Eingabeformular, wie Sie es auch von anderen Funktionen des ServicePortals kennen. Schreiben Sie den Text einfach in das große leere Feld. Mit den Buttons darüber können Sie den Text so ähnlich wie bei Microsoft Word oder OpenOffice formatieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Nun ist Ihre Rechnung vollständig. Das Ergebnis sieht ungefähr so aus:

Die Rechnung ist im Programm erfasst, aber der Kunde weiß noch nichts davon. Sie müssen ihn also informieren. Dazu klicken Sie oben rechts im grauen Feld auf den Link „Rechnung offen“.

Im nächsten Schritt sehen Sie eine Rechnungsnummer und das Datum. Die Rechnungsnummer wird automatisch erzeugt und setzt sich aus dem aktuellen Jahr, dem Monat und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Das heutige Datum wird automatisch als Standard gewählt. Ändern Sie bei Bedarf die Zahlen. Setzen Sie den Vorgang mit „zuweisen“ fort.

Anschließend klicken Sie auf „Nachricht senden“. Damit Sie die Nachricht nicht jedes Mal komplett neu schreiben müssen, hilft Ihnen das Service-Portal mit Textvorlagen. In diesem Fall wählen Sie die Vorlage „Rechnung (Deutsch)“.

Im folgenden Eingabeformular sehen Sie die Rechnung und können bei Bedarf noch Änderungen am Layout und Inhalt vornehmen. In der oberen Zeile müssen Sie angeben, ob Sie die Rechnung als Brief oder E-Mail versenden wollen.

Wenn Sie mit der Vorschau auf der nächsten Seite zufrieden sind, klicken Sie auf „jetzt versenden“.

Der Vorgang ist damit bis zur Bezahlung der Rechnung vorerst abgeschlossen. Auf der Übersicht des Portals „Aufträge“ sehen Sie nun einen entsprechenden Eintrag zu dieser Rechnung.