Serienbrief erstellen

Das Service-Portal bietet diverse Möglichkeiten, Nachrichten und Rechnungen an Ihre Kunden zu senden. Sie können die gespeicherten Adressdaten aber auch außerhalb des Programms verwenden, um mit einem Textverarbeitungsprogramm einen Serienbrief zu erstellen. Die folgende Anleitung bezieht sich auf Microsoft Word.

Zunächst müssen Sie die gewünschten Adressdaten in einer sogenannten Steuerdatei speichern, um sie anschließend weiterverarbeiten zu können. Öffnen Sie die Übersichtsseite „Kunden“ im Service-Portal. Dort klicken Sie in der oberen Zeile auf den Link „Steuerdatei“.

Auf der Seite, die sich nun öffnet, wählen Sie die Empfänger des Serienbriefs aus. 

Dazu bietet Ihnen das Programm zwei Möglichkeiten.

1. Sie nutzen die intelligenten Listen. Dazu klicken Sie auf den ersten Link „Empfängerauswahl mit Liste“. Damit können Sie die Adressaten beispielsweise nach verschiedenen Kriterien wie Geschlecht oder Land filtern. Wenn Sie zuvor bereits eine oder mehrere Listen erstellt haben, erscheint ein Auswahlfenster. Um eine vorhandene Liste zu nutzen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag.

Anschließend wird der Filter, in diesem Beispiel die Anrede Frau, angezeigt. Die Zahl gibt an, auf wieviele Kunden aus Ihrer Datenbank dieses Kriterium zutrifft. Im Beispiel sind es drei Einträge.

Auf der rechten Seite werden alle Namen aufgelistet, die mit dem Filter ausgewählt wurden. Zu den Namen werden auch die dazugehörigen Postadressen angezeigt.

Sie können nun bei Bedarf noch einzelne Namen aus der Liste entfernen, indem Sie in der entsprechenden Zeile statt des grünen Hakens das rote Verbotsschild anklicken.

Wenn Sie keine vorhandene Liste nutzen, sondern eine neue Liste anlegen wollen, klicken Sie in dem Auswahlfenster auf den Link „neue Liste“.

Wie Sie eine neue Liste anlegen, lesen Sie in der Anleitung „Daten filtern mit intelligenten Listen“.

2. Sie suchen die Empfänger über die Gruppen aus, die Sie bereits von anderen Funktionen des Service-Portals kennen. Dazu klicken Sie am Anfang auf den Link „Empfängerauswahl nach Gruppen“. Anschließend setzen Sie einen Haken bei der gewünschten Gruppe, z.B. Kunden.

Dann werden rechts die jeweiligen Mitglieder der Gruppe mit Namen und Postadressen angezeigt.

Bei jedem Namen können Sie wieder individuell entscheiden, ob dieser Kunde den Brief erhalten soll oder nicht, indem Sie neben dem Namen den grünen Haken oder das rote Symbol anklicken. Abgewählte Namen werden durchgestrichen.

Nach einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zu einer Übersicht der ausgewählten Adressen. Nun müssen Sie die Datei über den Link „Steuerdatei laden“ auf Ihrer Festplatte speichern. Dabei öffnet sich ein Fenster, das sie von anderen Downloads im Internet kennen.

Starten Sie nun Microsoft Word. Wenn Sie eine neue Version wie Word 2010 benutzen, öffnen Sie das Menü „Sendungen“. Dort finden Sie unter „Seriendruck starten“ den „Seriendruck-Assistent“.  Im Menü älterer Word-Versionen wählen Sie im Menü „Extras“ - „Briefe und Sendungen“ die Funktion „Seriendruck-Assistent“.

Am rechten Rand erscheint nun ein Fenster, in dem die einzelnen Schritte zur Erstellung des Serienbriefs angezeigt werden. Zunächst entscheiden Sie sich für den Dokumenttyp Brief.

Mit dem Link „Weiter“, den Sie unten rechts sehen, kommen Sie zum nächsten Schritt.

Wenn Sie vorher noch keinen Text für den Brief geschrieben haben, wählen Sie die voreingestellte Option „Aktuelles Dokument verwenden“. Falls Sie schon etwas vorbereitet haben, klicken Sie hingegen auf „Mit vorhandenem Dokument beginnen“ und öffnen die entsprechende Datei.

Im nächsten Schritt werden die Empfänger eingefügt. Da Sie ja zuvor die Steuerdatei aus dem Service-Portal gespeichert haben, entscheiden Sie sich für „Vorhandene Liste verwenden“ und klicken darunter auf „Durchsuchen“, um die CSV-Datei von der Festplatte zu laden.

Bei Word 2010 erscheint nun ein Fenster zur Dateikonvertierung. Hier lassen Sie die Einstellung auf „Windows (Standard)“ und gehen mit „OK“ weiter.

Die Fehlermeldungen bezüglich eines Datensatzes können Sie ignorieren und einfach mit „OK“ bestätigen. Im folgenden Menü „Trennzeichen“ wählen Sie als Feldtrennzeichen das Komma und bestätigen mit „OK“.

Anschließend sehen Sie eine Übersicht aller Adressen aus der Steuerdatei. Die Adressen, die mit einem Haken markiert sind, werden später beim Drucken des Serienbriefs berücksichtigt. Entfernen Sie den Haken bei der unteren leeren Zeile.

Nachdem Sie diese Aufgaben abgeschlossen haben, geht es in der rechten Spalte weiter. Nun können Sie Platzhalter für die ausgewählten Adressdaten in das Dokument einfügen. Klicken Sie auf „Weitere Elemente“.

Daraufhin öffnet sich ein Menü „Seriendruckfeld einfügen“ mit einer langen Liste. Interessant sind dabei aber nur die Einträge Adresse_1 bis Adresse_5. Dahinter verbergen sich Anrede, Name, Straße (mit Hausnummer), Wohnort (mit PLZ) und Land des Kunden. Wenn Sie nun in der Liste „Adresse_1“ markieren und auf „Einfügen“ klicken, fügt Word einen gleichnamigen Platzhalter in das Dokument ein.

Wiederholen Sie diesen Vorgang mit „Adresse_2“ bis „Adresse_5“ und ordnen Sie die Platzhalter im Dokument untereinander an. Das Ergebnis sieht so aus:

Der nächste Schritt, den Sie in der rechten Spalte erreichen, ist die Vorschau. Statt der Platzhalter sehen Sie nun die konkreten Adressdaten. Mit den Pfeilen oben rechts können Sie die Ansicht zwischen den einzelnen Empfängern des Serienbriefs wechseln.

Im letzten Schritt klicken Sie auf „Drucken“, um den Ausdruck zu starten.