Telefonliste

Wenn Sie ein Geschäft betreiben, sind Sie besonders erfolgreich, wenn Sie viele Stammkunden haben. Kunden, mit denen Sie regelmäßigen Kontakt haben und die oft bei Ihnen einkaufen, sorgen für guten Umsatz. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich intensiv um die Kunden kümmern. Das Service-Portal hilft Ihnen dabei, den Überblick über die geschäftlichen Aktivitäten mit Ihren Kunden zu behalten.

Mit der Telefonliste können Sie schnell feststellen, mit welchen Stamm-Kunden lange nicht gesprochen haben. So können Sie sich wieder in Erinnerung bringen, ohne dazu Ihre gesamte Kundenkartei Adresse für Adresse durchsehen zu müssen.

Öffnen Sie dazu den Menüpunkt „Kunden“ und klicken Sie in der oberen Zeile auf den Link „Telefonliste“.

Nun sehen Sie eine Liste Ihrer Kunden.

Die ersten beiden Spalten zeigen Namen und Kontaktdaten der Kunden. Wichtiger sind die anderen beiden Spalten. Dort sehen Sie die Aufträge und die Kontakte mit dem jeweiligen Kunden. So erkennen Sie beispielsweise, wann Sie zuletzt eine Rechnung geschickt oder telefoniert haben.

Diese Daten können Sie filtern. Dazu dienen die Eingabefelder oben links.

Geben Sie beispielsweise bei „Letzter Anruf mehr als ___ Tage“ die Zahl 7 ein, um herauszufinden, mit welchen Kunden Sie zuletzt vor mehr als einer Woche gesprochen haben. Die Zählung beginnt immer beim aktuellen Datum (in den Beispielen ist es der 1. März 2013). Die Liste wird entsprechend reduziert und zeigt nur noch die Einträge an, die das Kriterium erfüllen.

Noch kleiner wird die Liste bei 60 Tage zurückliegenden Anrufen.

Wenn Sie in das zweite Feld eine Zahl eintragen, erfahren Sie auf einen Blick, bei welchen Kunden es in den letzten x Tagen einen Auftrag gab. Das Beispiel zeigt eine Auswahl für 60 Tage.

Eine zusätzliche Einschränkung erreichen Sie, wenn Sie oben rechts eine bestimmte Gruppe auswählen.

Außerdem können Sie die Anzeige nach dem letzten Kontakt oder dem letzten Auftrag sortieren oder die Reihenfolge dem Zufall überlassen.

Weitere Funktionen verbergen sich hinter dem dreieckigen Symbol, das Sie links neben jedem Kunden sehen.

Wenn Sie das Dreieck anklicken, öffnet sich eine zusätzliche Zeile. Sie haben hier direkte Links, um eine Mitteilung, einen Termin oder einen Auftrag für diesen Kunden zu erfassen. Besonders interessant ist in der Telefonliste die Funktion „Anruf zurückstellen“. Damit können Sie eine Erinnerung hinzufügen, wenn Sie ein Telefonat nicht sofort erledigen können oder wollen. Klicken Sie dazu auf den gleichnamigen Link mit der Uhr.

Im folgenden Fenster wählen Sie eine Zeit oder ein Datum aus, zu dem der Anruf erledigt werden soll.

In dem Feld „Hinweistext“ schreiben Sie eine Bemerkung dazu. Anschließend speichern Siedie Eingabe mit dem Link „Anruf zurückstellen“.

Nach dem Speichern sehen Sie beim betreffenden Kunden eine gelbe Sanduhr und den Hinweis, bis wann der Anruf zurückgestellt ist.