Wiedervorlage

Aus dem analogen Büro-Alltag kennen Sie die Wiedervorlage-Mappe, eine Mappe mit 31 Fächern für die Tage eines Monats. Darin ordnen Sie Dokumente ein, die Sie später nochmal brauchen. Sie haben beispielsweise ein Angebot verschickt und wollen in einer Woche mal nachfragen, was daraus geworden ist. Oder Sie bereiten gerade eine Veranstaltung vor und sammeln dafür Dokumente.

Statt der Mappe können Sie dafür auch die Aufgaben, Termine und Berichte des Service-Portals nutzen. In unserer Software werden Sie zwar keine Wiederlage-Funktion finden, die ausdrücklich so bezeichnet ist, aber Sie die vorhandenen Funktionen erledigen genau diese Arbeit - und zwar deutlich effizienter.

Bitte nutzen Sie die Links, um sich über die jeweilige Funktion genauer zu informieren.

Um die nachfolgenden Ausführungen zu verstehen, sollten Sie mit dem Unterschied zwischen Terminen und Aufgaben vertraut sein.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie eine Besprechung mit einem Kollegen haben und eine Woche später nachfragen wollen. Die Besprechung können Sie als Termin anlegen und anschließend mit einem Bericht dokumentieren.

Dabei sehen Sie weder bei der Termineingabe noch im Berichtsformular einen Wiedervorlage-Vermerk. Stattdessen nutzen Sie die Funktion „Aufgabe“. Wenn Sie für die Besprechung vom 18. Februar eine Woche später eine Wiedervorlage brauchen, legen Sie eine Aufgabe ab dem 25. Februar an.

Damit haben Sie einen Eintrag im Kalender, der Sie an die Nachfrage bezüglich der Besprechung erinnert. Die Aufgabe im Service-Portal entspricht also dem Fach in der klassischen Wiedervorlage-Mappe. Der Unterschied zwischen der "Aufgabe ab" und der Wiedervorlage, liegt in der deutlich größeren Flexibilität des Aufgaben-Systems.

Einen Überblick aller Termine und Aufgaben sehen Sie im Kalender. Sie können einen einzelnen Tag, eine Kalenderwoche oder einen Monat anklicken. Dann werden Ihnen alle Einträge für die gewählte Zeit angezeigt. Welche Möglichkeiten Sie dabei haben, erfahren Sie in der Anleitung „Termine und Aufgaben wiederfinden“.

Der Terminkalender funktioniert sowohl in der Vergangenheit, als auch in der Zukunft.

• In der Vergangenheit finden Sie Berichte von erledigten Aufgaben und Terminen.
• In der Zukunft finden Sie Termine und Aufgaben, die noch nicht erledigt sind.

Was Sie aktuell zu erledigen haben, erfahren Sie auch direkt nach dem Einloggen ins Service-Portal auf der Portal-Seite. Dort sind in der rechten Spalte alle aktuellen Termine und Aufgaben aufgelistet.